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机关档案业务指导在于悟
2016-05-16 09:23 杨启林 《四川档案》

从1987年的《机关档案工作业务建设规范》,到2000年的《归档文件整理规则》,重点改变了档案的整理方式,再到2006年的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令),重点改变了档案的保管期限。近30年出台的三个重要的机关文书档案业务建设文件,对于推进机关档案业务规范化建设起到了极为重要的作用,是档案的整理方式和保管期限的重大变革。机关单位熟悉和适应了新的整理方式及划定新的保管期限规定。8号令实施的近几年来在业务工作中我有一些思考,想与大家交流。

关于几种情况保管期限的划定。一是“先进单位、劳动模范、先进工作者”这类文件期限的划分如何更恰当,我认为应该视情况而定。“受到县级(含)以上表彰奖励的先进单位、先进工作者为永久”,这类材料在工作中往往很多,如市档案局(县级)表彰县(区)档案局全年综合工作与表彰档案统计报表报送工作,以及表彰某同志为档案工作先进个人与某同志为信息写作报道先进个人是有不同的,虽然都受到县级表彰,但有综合与单项之分,保管期限应有区别。又如有关县级单位表彰调研文章、征文活动、党政网建设、财政决算工作、单位内综合治理等。所以,对“先进单位、先进工作者”的理解,应该是综合性的、全面的表彰、较大的很重要的中心工作(如人口普查)的表彰等,期限确定应该是“重要的、综合性的”永久、“一般的”30年或者10年。因此,凡是县级(含)以上表彰的定永久不恰当,一定要分清玉石,掂得起永久的价值。二是“党、团、工会工作中的报告、总结划为永久”应该是指市本级的,如市委、团市委、市总工会,或者较大企业、大系统、大机关的党、团、工会,不是指所有机关单位内的党、团、工会。一般机关内的重要工作是立足自身职能开展自身业务,这是其核心工作,群团部分虽然重要,实际做得很少,材料是“凑凑数”,写得很单薄,照上年葫芦画今年瓢,并没有多大的价值,保存30年即可,更为一般的可保存10年,换届选举结果可作永久。“重要专项活动的报告、总结”也可保存30年。三是“人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果”期限划分可酌情处理。作为人大、政协机关划为永久保管,作为答复、办理机关归档可划为30年。一份建议与提案的质量(也即该份档案的价值)与参政议政的能力水平是有关系的,在工作中发现,有的建议、提案是以前曾经提过的,甚至是提过几次的,有的建议、提案提的仅仅是很一般问题,有的事情已经在办理中,代表、委员不知道,大会上又提出来,对此,要区别它的保管期限,不能一概而论。

关于简报归档。一是期限划分,要注意有的单位简报不仅仅是“简报”,有时发现有的单位把重要的调研文章、甚至单位大事记也用简报的形式印发,如果一概而论作“简报”划入10年的期限就错了,而应区别其内容来对待期限的划分。二是是简报的整理,多数简报一期有若干则内容,而非一期一事,著录目录时也不便著录,每条著录为“第ⅹⅹ期简报”这种标题也起不了多大作用,一年又有若干期,而简报查阅利用极少,即使利用查电子文档即可满足,并只保管10年期,建议以一月,或者一季度、半年,甚至一年整理为一件,著录为“某月ⅹ期-ⅹ期简报”的格式,有的单位全年有百期左右的简报,这样做可省很多事。而“工作通报”性的一期一事的,则一期著录为一条目录是可以的。

归档齐全与否很重要。指导中一定要紧紧围绕指导对象的机关职能,看其应归档的重要材料是否齐全完整。一是档案的大类是否齐全,如文书档案、会计档案、科技档案、照片档案、电子档案、业务档案等,二是某一类是否归档齐全,就文书档案来说,简单的方法是浏览其归档目录,一看便知,也可让档案员提供某些文件。再者,如党建工作、机关行政管理等类文件是有共性的,很多也是重要的,如党组会议记录、年报(党建、行政、业务,有的单位无业务年报)、花名册、人事(招录、转正、任免、表彰、处分、调动、退休退职、调资、考核、职称等,注意有的材料既要归干部个人档案也要归文书档案,而干部个人档案是要随人走的),这类材料甲单位有,乙单位也有,而都属永久保管,很容易发现其是否齐全,一定按要求加强收集整理。

(作者单位:泸州市档案局)

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