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高校档案规章制度制定状况的调查研究
2015-10-23 09:59 黄贞俍  《档案学研究》

摘要:本文在对国内高校档案规章制度制定状况进行调研的基础上,以现行高校档案法规为依据,分析研究高校档案规章制度的制定依据与要求、种类与特点、存在问题与解决方法,为各个高校制定符合实际的高质量档案规章制度提供参考建议。

关键词 高校档案 档案规章制度 制定

本文采用排概率抽样中“方便取样”的抽样方法,收集了80所高校的档案规章制度的样本进行研究。非概率抽样是根据调查者的方便或主观判断抽取样本的方法,多用于探索性研究。80个高校样本数目是根据研究目标、经验等方面因素来决定的,虽然样本不具有对总体推论的性质,但根据样本调查的结果可在一定程度上说明总体的性质、特征。本文选用了文档调查的调查方法,主要通过在线或下载浏览各个高校档案馆或档案室有关规章制度的网页进行高校档案规章制度的文档调查。

1高校档案规章制度的制定依据及要求

高校档案规章制度是结合学校实际情况制定的关于档案工作的内部规则,不是法律法规、行政规章和地方法规。高校档案规章制度的制定要求其内容不得与国家有关法律法规和规章相抵触,制定程序必须正当合法、形式规范科学。

1.1制定依据

(1)综合性规章制度。制定依据是《档案法》和《高等学校档案管理办法》(以下简称“27号令”)及《高等学校档案工作规范》(下文简称《规范》)以及有关地方档案法规。

(2)业务规范制定依据有“27号令”和《规范》、《高等学校档案实体分类法》、《档案工作突发事件应急处置管理办法》等。

(3)专门类档案管理的工作规范。主要依据其《档案学研究》2015年第3期相应的上级规章、规范,如《高等学校教学文件材料归档范围》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《会计档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、照片档案管理规范以及地方性档案规章、规范。

(4)档案整理、编目工作规范。党群、行政、教学、财会等大类以《档案著录标准》、《文书档案案卷格式》、《文书档案案卷质量标准》为制定依据;产品生产与科技开发、基本建设、出版类以《科学技术档案案卷构成的一般要求》为制定依据;电子文件以《电子文件归档与管理规范》为制定依据。

(5)纸质文书档案工作规范。参照执行《归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

(6)岗位责任制规章:除依据《档案法》、“27号令”、《规范》等档案法律法规与规章之外,还依据本校有关管理制度文件。

1.2制定要求

(1)内容完整,重点突出。高校档案规章制度涉及的主题内容包含本校档案工作有关全部基本问题。各个高校档案工作的基本问题可归纳为以下六个方面:①学校档案工作体制、管理制度;②档案机构与人员;③档案管理的基本环节;④档案利用与公布;⑤条件保障;⑥岗位职责制。

(2)现实可行,及时修订。高校编制各类档案规章制度,既要目标明确,也要分寸恰当、现实可行。各种因素的变化,比如本校管理制度、办事流程变化,文件材料形成和类型的变化,应促使档案规章制度得到及时修订。

(3)形式简洁,语言精练。规章体系和每项规章应形式简洁、简单,各项规章制度能归并的应尽量归并。各项高校规章制度的名称,应当准确反映出其主题内容以及它的文件“形式”。语言要精练,提倡多用标准文件的语言风格。

2高校档案规章制度的种类及特点

2.1规章制度种类

高校档案规章制度种类通常可采用两种不同的大类分类方法:一是分为“规章制度”、“业务规范”两大类,此为许多高校档案机构的习惯划分法。二是分为“学校档案管理制度”和“档案部门内部管理制度”两大类,此为部分国内高校档案机构网页上采用的划分方法。按《规范》高校规章制度可分为如下种类:

(1)综合性的规章制度。包括该校纲领性的“档案管理办法”及综合性内容的规章制度,从宏观上对本校档案工作有关基本问题进行规范。(2)立卷归档制度。包括各部门立卷要求,各门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法,本校档案实体分类方案,大类档案和特殊载体档案的“管理办法”。(3)档案保管制度。(4)档案的保密制度、保卫制度、档案管理应急预案。(5)统计制度。(6)档案利用制度。(7)档案的鉴定制度。(8)岗位责任制度。档案部门及所属人员的岗位责任制,包括归档单位、分管档案工作领导及兼职档案员等的“岗位责任制度”。

2.2各高校“档案管理办法”的特点

“档案管理办法“是各高校纲领性与综合性的档案规章制度,在体例和主题内容上主要依照“27号令”及《规范》,篇幅字数在775字到1万多字之间变化,有如下特点:

(1)章节名称和主题基本完全参照“27号令”,其中多数能较好地针对本校实际进行个性化的表述,但有的与本校实际未能很好地结合。

(2)参照“27号令”,但有关章节内容按本校实际而定,章节条款相对简练,例如《华北水利水电学院档案管理办法(修订)》。该规章整体上侧重对有关档案工作环节和工作考核问题的论述。

(3)形式或内容上个性很突出或章节条款简单,例如《哈尔滨工程大学档案管理工作规范》,全文8182字,内文简明精炼。

(4)将“27号令”与《规范》的有关主题内容合并为一个综合性规章,既包括档案管理基本问题,也突出立卷归档工作规范,例如《聊城大学档案建设规范》等。

2.3各高校归档立卷制度的特点

(1)综合性的业务建设规范。该类规章的体例和主题内容主要参照《规范》中的第二章,主题内容与纲领性的“27号令”有交叉,但它主要侧重档案业务工作问题,单独编制本校档案馆、室的“业务建设规范”的高校为数较少。

(2)部门立卷归档制度。在“27号令”、《规范》中均明确规定高校应实行部门立卷归档制度,这类制度的内容一般是归档单位的归档、立卷、移交方面的要求和有关岗位责任等。大多数高校将部门立卷的有关规范包含在本校的“档案管理办法”之中。

(3)归档范围和保管期限表与档案实体分类方案。该类规范以单独形式出现的学校较多,一般作为年度归档工作的业务规范。少数学校的该类规范是作为学校综合性的“档案管理办法”、“档案业务建设规范”的附表形式出现。“归档范围和保管期限表”有按类或者按单位组织的组织方式;有的高校则同时编制按这两种方式的“归档范围和保管期限表”(如湖南大学)。

(4)专门类档案的工作规范。专门类档案的工作规范、规章除了依据《规范》之外,多数都有相关的上级档案管理规范可依据。有些高校的专门类档案单独编制工作规范或管理规章,有些高校的专门类档案是作为综合性规则的附件出现的,如《北京交通大学档案管理办法》中有8个附件。

3高校档案规章制度制定中存在的问题

3.1种类不齐、主题内容不够全面

有些高校没有针对本校实际制定有关档案工作规范,缺失相对较多的是归档立卷类的规章制度,仅仅将《规范》和《实体分类法》替代本校归档立卷和档案分类、整理工作的规范,没有编制结合本校实际的“归档范围和保管期限表”。

存在的问题有:(1)不管本校是否具备相应的管理环境,照搬“三纳入”“、四同步”的要求。(2)“27号令”新增设“学生类”大类,以体现重视学生档案工作,但很少见有关贯彻“27号令”新精神的内容。

3.3名称和内文中的内容不够相符

少数高校有个别的档案规章名称与内容不够相符。如《XX电力职业技术学院档案管理办法》实际上是主要论述归档和档案查阅的规定和制度;《XX工业大学档案管理细则》实际上主要是归档立卷类的规章。

3.4篇幅太大、过于繁琐

部分学校规模和档案业务规模不大,却制定了大篇幅及繁琐的规章制度,少数业务规模大的高校,规章制度也篇幅太大、过于繁琐,应该编制尽量简洁的规章制度。

4存在问题的解决方法

由于一些高校认为档案工作只需参照有关上级法规规章规范进行操作就行了,从而造成规章制度制定工作上的问题。因此,要依据上级法规规章,针对本校实际制定有关档案工作规章,使档案管理目标与本校的管理环境能够达到协调。某些高校对一些重要主题内容未做明晰的规定需要进一步作出明确规定,例如档案部门的机构属性、是否有业务行政双重职能等问题,与本校档案管理关系大的那些主题内容应详细论述,对缺失的归档立卷类规章制度应当补齐。一些高校档案安全制度中没有制定档案馆、室的“应急预案”应予以补充。《规范》中的11个大类及声像类的“归档范围和保管期限表”和《实体分类法》仅提供了一个通用规范,各高校需要结合本校具体情况,编制本校的收归范围和保管期限表、档案实体分类方案。档案规章名称不够准确或规范要予以修正。规章制度过于繁琐或篇幅庞大,则不利于规章制度理解和贯彻执行,需要对现有规章制度进行合理简化。高校档案规章制度建设是一个长期、复杂的任务,需要档案工作者进行不断的调查和理论研究,为各高校以及各社会组织机构的档案工作规范化、制度化建设提供更丰富的理论基础。

参考文献

[1]《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)[EB/OL].http://sub.whu.edu.cn/dag/gzzd/gzzd.htm.

[2]《高等学校档案工作规范》(国家教委办公厅印发,1994年1月实施)[EB/OL].http://sub.whu.edu.cn/dag/gzzd/gzzd.htm.

[3]《哈尔滨工程大学档案管理工作规范》[EB/OL].http://archives.hrbeu.edu.cn/pub/?op=more&id=16.

[4]《华北水利水电学院档案管理办法(修订)》[EB/OL].http://www5.ncwu.edu.cn/dangan/contents/26/38430.html.

[5]《北京交通大学档案管理办法》[EB/OL].http://www.nj-tu.edu.cn/jg/jgdbxb/danganguan/rule2.htm.

[6]《聊城大学档案建设规范》[EB/OL].http://dag.lcu.edu.cn/BigClass.asp?TypeId=4&BigClassId=69&K=1b197525c0780e490aa9e1df441311f9a1422334312_271006.

[7]《湖南大学档案管理办法》[EB/OL].http://www.docin.com/p-223688546.html.

[8]《山西大学档案管理办法》[EB/OL].http://www.sxu.edu.cn/zncs/dag/guanli.html.

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